仕事の効率アップに役立つ5つのポイント

仕事を紙に書き出してみよう

仕事をどのように進めてゆくかによっても効率が大きく変わります。効率が改善されると結果も変わってくるものです。効率を上げるために時間をどう活用するかは特に大きな課題ですよね。

私自身が特に心がけたい点をまとめてみました。

自分と関係のあるものを優先する

仕事をしていると自分が関わらなければならない点の他にもヘルプしなければならないものも時折出てきます。しかしいつの間にか「自分の仕事になっていた・・」ということがあるでしょうか。

仕事においても他の人を助けるのは間違いではありませんが自分にできることには限りがあるという点も認めなければなりません。特に何を引き受けるかに際して自分の中に明確なルールを持っておくと役立ちます。

何が何でも断るのも望ましくないですが時には「そっけなさ」も必要になることがあります。自分の中でどれを選べば最大の結果を得られるのか考えておきたいものです。

あまり打算的だと見られないよう注意をしながらも自分にとって大きな価値を見いだせるものに仕事を集中するのは大切です。

計画を立てる時には時間を多めにとる

仕事の納期や計画を立てる際には『少しだけ』多めに時間を取るのをおすすめします。なぜならあまり密に予定を入れ過ぎると、一つ時間が予定通りに行かないと全て押し上げられることになるからです。

そうなると焦って仕事を果たさなければならなくなるので十分なパフォーマンスを出すことができなくなります。例えば1時間で完成できそうな仕事であれば1時間10分という感じにです。

もし早く終われば予定を繰り上げて次を行えますし、時間が若干かかったとしても本来予定していた時間で終わればOKなので仕事を果たす際に時間的なストレスを軽減することができます。

時間の記録を付けて分析する

予定を立てただけでは実際にどのように時間を使っているのは把握することができません。それでどの仕事にどれくらいの時間がかかったかをきちんと計算しておきましょう。

特に重要なのはあまり重要ではないことに時間を割いているなら改善の余地があります。人はだれでも『行動パターン』というものを持っているので、無駄を省くためにも間違ったパターンは早めに修正する必要があります。

仕事にストレスを感じてきたなら

仕事が多すぎてストレスを感じたり圧倒されるような気持ちになったらどのように対処できるでしょうか。一つの方法として「一つの仕事を幾つかに細切れにする」方法は効果的です。

簡単に紙に書き出しましょう。一番上にしなければならない仕事を書き出してから、下に仕事のパーツを幾つか箇条書きにしてみましょう。それを短いスパンで一つ一つ消してゆきます。

重要かつ時間のかかる仕事は「俯瞰-マクロ」の両方の目で見る必要があります。しかし常時大枠で仕事を見ていると大きさに圧倒されるので、仕事に取り組んでいる時はできるだけ一つ一つクリアしてゆく気持ちで行いましょう。

自分をいたわるのも大切

色々書きましたが仕事を行う上で重要な点として「完璧主義にならない」ことも必要です。大抵の仕事に言えることとして一度完成してから細かな手直しは必要になるものです。(文章の推敲のように)

それで一度出来上がったものを何とか完璧にしようとすると必要以上の時間がかかるものです。それで他者の客観的な意見を求めるのもコツです。そうすれば全体的な観点からして完成度の高いものが出来上がりますし時間のロスも未然に防げます。

それに加えて仕事中もオフの時も上手に自分を充電したいものです。仕事はメリハリがあったほうが効率も上がりますし楽しく行うことができます。時には残業をやめて心身共にリフレッシュしたほうが全体の作業効率は上がるかもしれませんね。

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